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BestOA®网络智能办公系统(以下简称BestOA)是专门为上述这样一类用户设计的网络信息管理系统。作为一个通用的产品,提供绝大部分用户所需要的信息化管理功能和需求;力求减少用户和系统管理员的使用和管理难度,减少系统使用的培训和维护;提供相当的灵活性,使得企业用户可以按照本企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统,并且有很好的系统扩展能力和与其他系统的兼容能力、信息共享能力;力求做到投资少,并且迅速见到投资成效,使企业的信息系统发挥作用,为企业创造利益。

1.1 设计目标

OA是以开放、先进的Intranet/Internet/Web技术为核心的新一代信息处理集成平台。通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托,提高企业信息化水平,在单位内部实现信息资源共享和流通,为各级领导及时了解情况,为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务,单位员工及时掌握各方面动态,改善办公条件,使得单位的管理更加高效化、无纸化、规范化和科学化。

OA提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台,能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台,主要应用为:信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、数据查询、短信发送、人事管理、固定资产管理、单位车辆管理、等等业务处理、内部办公和协同工作,使单位内部信息管理和办公水平更加规范、快捷,提高工作效率。采用OA构建的信息管理系统可以达到以下的目标:(重点)

1.1.1 形成连接单位内各个部门的信息网络

l  单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息;

l  不同的部门和个人有不同的信息访问权限;

l  非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统;(需要将系统挂载在公司外网或通过公司VPN连接访问公司内网)

l  可以在线进行收发内部与外部邮件(外部邮件须安装JMail组件)

l  可以在线进行交流(互动聊天和内部讨论区)

l  人事档案的建立与管理

l  考勤管理的批示

l  人员薪资管理

l  销售管理中的客户管理、产品信息、销售以及供应商等的管理。

1.1.2 平台化设计,可自行规划,始终符合用户需要

l  完全按照用户需要,自行规划、建立全部的信息管理项目和内容;

l  根据本单位信息管理需要,选择使用平台提供的功能模块,用商品化产品的价格,享受量身定制的服务;

l  随着信息管理需求的变化,管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。

1.1.3 跨平台的信息连通

l  挂接其他HTMLJSPASPASP.NET页面或C/S结构和单机版Windows应用程序。

l  支持多种操作系统平台下的运行。

1.1.4 信息化成效

l  信息传输的自动化:公文、信息、报告等传输将由系统自动完成,相关领导或部门只需要进行简单的点击操作,就可以完成所有应完成的工作,全面掌握各项业务的状态,解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。

l  信息获取的快速化:以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息,现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。

l  充分利用信息资源:可以将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中,人、财、物等相关文件、报表、数据等信息资源由计算机统一管理,可以充分利用,发挥更大的效益。

l  办公过程的规范化:通过办公自动化系统的实施,将促进办公过程的规范化,通过使用工作流等等功能模块,公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求,形成标准和规范化的计算机流程处理,管理进一步科学化。

l  通过网络,员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷,消除时间、空间距离上的障碍。

信息管理平台的架构

  信息管理平台,将主要依据Internet/Intranet的建设原则,在先进、实用的基本网络平台基础上,使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强,客户端不需要安装专用的客户端软件,使整个系统的管理维护工作大量减少。特别是作为整个单位的信息化,系统的用户数量多,涉及的部门多,而且可能还有远程的用户,如果需要维护客户端的软件系统,将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作,影响整个系统的稳定运行。用浏览器作为统一的信息访问工具,避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统,更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。系统的结构示意图如下所示:


 

平台的构成

OA是一个通用的信息管理平台,平台主要包含八个主要部分:个人事务、工作流程、公共事务、信息交流、人力资源、销售管理、附件程序和系统管理。

个人事务:主要是与个人办公、通讯、考勤、会议等等相关内容的整合。

工作流程:涉及个人的网络公章管理及使用记录,各种表单的定制、类别管理,工作流的管理及工作管理。

公共事务:涉及工作计划、办公用品的管理、会议、车辆以及固定资产的管理。

信息交流:用于建立公司企业内部的交流平台及短信发送。

人力资源:对公司人员的信息档案有一定的管理,涵盖了人事档案、考勤批示、统计、薪资管理、培训记录及奖惩记录等等。

销售管理:大致分为客户方面的管理、产品方面管理以及销售方面管理的综合业务管理。

附件管理:提供常用的日历、世界时间查询、常用网址的保存(便于一键打开特定的地址)、全国各个省、县、市的邮政编码和电话区号。

系统管理:用于规划本单位信息系统的结构、内容、印章、公告、红头文件的管理。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单,按照用户所属的部门、角色、职位、管理范围进行管理和权限指派;

 

信息管理平台的模式是科技独创的一种信息管理模式,主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统,并且可以满足用户不断提高的信息化需求,努力做到一次投资,终生享用。不论用户属于哪种行业类型,对用户管理、模块管理和权限管理的需要是共同的,只是对功能模块的需求不同。因此,OA给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。信息管理平台的结构图如下: 
 

通过用户权限的管理,不同身份的用户进入系统以后,可以见到、使用的功能模块是不同的,也就是说,如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。对于单位内部的信息管理来讲,权限的管理十分重要,某些信息只能领导掌握,某些信息只能相关部门掌握,没有权限的管理,就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。

 

功能模块是实现信息处理的子系统,用户可以根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。系统提供很多功能模块,也可根据用户需要定制功能模块。系统功能的模块化是OA的重要特点,类似搭积木的方式,选择需要的模块,用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系统。新模块和升级模块可以直接添加到系统的模块库。科技将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版,为用户提供更好的信息服务。用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。